tekst: Włodzimierz Dzierżanowski - dr nauk prawnych

W Dzienniku Ustaw z 2017 r. pod poz. 1320 zostało ogłoszone Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych ("rozporządzenie o elektronizacji”). Rozporządzenie to dotyczy dwóch kwestii:

1. Wymagań wobec środków komunikacji elektronicznej używanych do porozumiewania się z wykonawcami w tym składania dokumentów,
2. Czynności zamawiającego związanych z dokumentami dotyczącymi zamówień publicznych, przy założeniu, że dokumenty te będą dokumentami elektronicznymi.

Dokumenty w znaczeniu rozporządzenia o elektronizacji to wszelkie oświadczenia, informacje, dokumenty podmiotowe i przedmiotowe, SIWZ, ogłoszenie, zaproszenie do udziału w postępowaniu, oferta i wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także wszelkie inne załączniki do protokołu postępowania oraz sam protokół postępowania. I w tym znaczeniu słowo „dokumenty” używane jest dalej.

Ad 1

Wymagania wobec środków komunikacji elektronicznej używanych do porozumiewania się z wykonawcami w tym składania dokumentów.

Zgodnie z delegacją z art. 10g ustawy Pzp, w tej części (wymogi wobec środków komunikacji) rozporządzenie stosuje się wyłącznie do czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Wymogi techniczne dotyczące narzędzi komunikacji nie będą więc obowiązywać np. przy komunikowaniu się z potencjalnymi wykonawcami w trakcie przygotowania postępowania (ustalania wartości zamówienia, dialogu technicznego itp.), a także podczas realizacji umowy tj. po zakończeniu postępowania.

Wymogi te dotyczą przede wszystkim systemów informatycznych używanych do przekazywania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, przez które należy w dalszej części opinii rozumieć oświadczenia o spełnianiu warunków podmiotowych i przedmiotowych oraz o braku podstaw wykluczenia, w tym JEDZ zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia o elektronizacji.

Systemy te mimo, że rozporządzenie dotyczy sporządzania, przechowywania, przekazywania, udostępniania, usuwania dokumentów, muszą być stosowane tylko do wspomnianych dokumentów (oferta, wniosek, oświadczenia) oraz do jednej czynności objętej rozporządzeniem tj. „przekazywania” tych dokumentów (§ 3 ust. 1).

Szczegółowe wymogi wobec nich określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2016 poz. 1744). – „Rozporządzenie KRI” wymaga, aby system był funkcjonalny, wydajny, niezawodny i respektował profesjonalne standardy i metody działania. Oznacza to ni mniej ni więcej tylko sprawność działania systemu i bezpieczne realizowanie zadań dla których jest stworzony tj. zadań przekazywania dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Załącznik nr 4 do rozporządzenia KRI określa wymagane, (wynikające z dokumentu zatytułowanego Web Content Accessibility Guidelines wersja WCAG 2.0) poziomy funkcjonalności, zrozumiałości i kompatybilności systemu.

System musi spełniać też inne konkretne wymogi. Pierwszym z nich jest wymienność danych z innymi systemami za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących określonych w odpowiednich przepisach. Dla zamówień publicznych nie określono protokołów wymiany danych. Oznacza to że zgodnie z rozporządzeniem KRI system będzie musiał zapewniać wymianę przy pomocy protokołów obowiązujących w standardach międzynarodowych takich jak IETF oraz W3C wskazanych wprost w § 16 ust 2 rozporządzenia KRI.

Rozporządzenie KRI wskazuje też formaty w których mogą być zapisywane dane. Wystarczy aby system spełniał jeden z nich odpowiednio dla plików tekstowych, graficznych, dźwiękowych, kompresji tworzenia stron www. Załącznik nr 2 do rozporządzenia KRI zawiera przy tym jako dopuszczalne wszystkie popularne rozszerzenia plików takie jak np.: .txt, .rtf,. pdf, .odt,. doc,. xls, .ppt dla plików tekstowych, jpg, tif, png, mpg, avi, mp3,wav, dla plików graficznych, zip. oraz tar., dla kompresji, oraz ktml. i css. dla tworzenia stron www.

Szczególnym wymogiem wobec systemu jest tworzenie historii korzystania z zasobów (§ 21 rozporządzenia KRI). System musi odnotowywać dostęp do informacji w nim zawartych, w tym w szczególności do informacji wymagających uprawnień administratora, a także do plików konfiguracyjnych. Wymaga także odnotowywania dostępu do danych podlegających ochronie prawnej wynikających z przepisów prawa. W przypadku zamówień publicznych będzie to oznaczać, że w systemie musi istnieć narzędzie odnotowujące dostęp do treści ofert przed ich publicznym otwarciem, dostęp do wniosków przed upływem terminu ich składania, dostęp do informacji stanowiących tajemnicę, dostęp do informacji o kwocie jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia przed jej podaniem podczas otwarcia ofert, dostęp do informacji o danych wykonawców, którzy zadali pytania do SIWZ i innych danych, które nie mogą być ujawniane na bieżąco. Wydaje się, że system powinien nie tylko (co wynika wprost z § 21 rozporządzenia KRI) umożliwiać śledzenie tego dostępu, ale taki dostęp uniemożliwiać. O ile bowiem nieautoryzowany dostęp będzie miał miejsce (np. do ofert przed ich publicznym otwarciem) postępowanie będzie obarczone wadą, i sama informacja o dostępie (a nie blokada dostępu) może wywrzeć tylko taki skutek. Wymóg taki, wynika z § 3 ust. 1 pkt 3) rozporządzenia o elektronizacji. Przepis ustanawia zakaz dostępu do ofert i wniosków przed terminem wyznaczonym do ich otwarcia. Niewielki błąd legislacyjny dotyczący wniosków, które zgodnie z ustawą Pzp nie mają wyznaczanego terminu ich otwarcia lecz jedynie składania, nie wpływa na zrozumiałość normy. Warto jednak zwrócić uwagę, że chociaż system ma służyć także przyjmowaniu oświadczeń (w tym JEDZ), to rozporządzenie nie wskazuje na obowiązek ochrony treści tych oświadczeń przed nieautoryzowanym dostępem ograniczając się do wniosków i ofert. Oświadczenia są jednak co do zasady częścią wniosku lub oferty z którą są składane. Problematyczna jest więc jedynie ochrona oświadczeń uzupełnianych wskutek korzystania z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Jednakże również w tych przypadkach oświadczenia powinny podlegać wymaganej rozporządzeniem ochronie. Stanowią bowiem mimo ich późniejszego składania składnik oferty lub wniosku który uzupełniają.

Ponadto system będzie musiał posiadać funkcjonalność polegającą na przypisaniu określonych uprawnień identyfikowanym personalnie osobom, które będą mogły zmieniać terminy składania i otwarcia wniosków lub ofert (§ 3 ust. 1 pkt 4). Oznacza to w praktyce, że uprawnienia te zapewne uzyska sekretarz komisji przetargowej. Przepisy nie zabraniają jednak by uprawnienia te posiadał szerszy krąg osób i wydaje się, że jest to rozwiązanie słuszne. Wypadki losowe, nieobecność jednej konkretnej osoby w pracy nie może wyłączać możliwości sprawnego prowadzenia postępowania. System ma służyć także korzystaniu z dokumentacji postępowania przez osoby uczestniczące w czynnościach zamawiającego a także w udostępnianiu osobom trzecim wszelkich dokumentów. Wydaje się, że mimo iż rozporządzenie nie określa by do tych czynności wymagane były uprawnienia, to jednak regulacje wewnętrzne zamawiającego dotyczące zakresu obowiązków i uprawnień osób wykonujących czynności w postępowaniu powinny to przesądzać, podobnie jak czynią to obecnie. Zmieni się jedynie forma komunikacji z wykonawcami i osobami trzecimi, a sposób organizacji prac zamawiającego pozostaje kwestią uznania zamawiającego.

Ad 2

Czynności zamawiającego związane z dokumentami dotyczącymi zamówień publicznych.

Dokumenty te będą dokumentami elektronicznymi, gdyż taki wymóg stawia ustawa Pzp dla postępowań wszczętych po 17 października 2018 r. Z dokumentem elektronicznym nie należy przy tym utożsamiać dokumentu w formie (postaci) elektronicznej zgodnej z art. 78¹ Kc tj. opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to inne pojęcie – dokument elektroniczny – dokument w formie elektronicznej i zastosowanie analogii nie jest możliwe, w szczególności ze względu na istniejącą w systemie prawnym definicję pojęcia „dokument elektroniczny” zawartą w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 570), zgodnie z którą jest to „stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych” Do złożenia dokumentu elektronicznego nie zawsze będzie więc wymagane aby był on sygnowany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednakże zgodnie art. 10a ust. 5 ustawy Pzp oferta, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia (w tym JEDZ) muszą być pod rygorem nieważności podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenia, w znaczeniu rozporządzenia to także pełnomocnictwo będące czynnością prawną wyrażoną poprzez złożenie oświadczenia woli. Pełnomocnictwo takie, dla jego złożenia w oryginale wymaga by było sygnowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jednocześnie przepisy rozporządzenia w § 5 ust. 1 nie nakazują honorowania elektronicznej kopii pełnomocnictwa potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Pozostaje to do uznania zamawiającego. Dotychczasowa praktyka polegająca na żądaniu oryginału (lub notarialnie uwierzytelnionej kopii pełnomocnictwa) oznaczałaby, że mocodawca musi posiadać podpis elektroniczny (lub notariusz musi takim podpisem uwierzytelnić kopię pisemnego oryginału. Praktyka ta będzie znaczącym utrudnieniem dostępu do rynku zamówień. Mocodawcy to często małe podmioty udostępniające potencjał i nie posiadające podpisu elektronicznego. Wydaje się więc, że aby ich pełnomocnictwo do uwierzytelnienia kopii dokumentów które ich dotyczą (np. wystawionych dla nich referencji) mógł za zgodność potwierdzić wykonawca, to pełnomocnictwo od takiego podmiotu też powinno być honorowane jako kopia potwierdzona przez wykonawcę za zgodność z oryginałem (o ile z jego treści wynika takie prawo). Zasadne jest więc by zamawiający w SIWZ dopuszczał przyjęcie nie tylko oryginału, ale też kopii pełnomocnictwa poświadczonego za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika umocowanego do tej czynności.

Brak podpisu (elektronicznego) nie będzie natomiast wadą w przypadku składania innych dokumentów wydanych w oryginale jako dokument elektroniczny ale nie zawierający podpisu. Dotyczy to np. zaświadczeń US, ZUS, informacji z banku o zdolności kredytowej informacji z KRK.

Rozporządzenie dotyczy (a) sporządzania, (b) przechowywania, (c) przekazywania, (d) udostępniania, (e) usuwania dokumentów.

Obejmuje przy tym nie tylko czas postępowania o udzielenie zamówienia ale również fazę przed jego wszczęciem (a więc np. dotyczy sporządzenia SIWZ przed wszczęciem postępowania) oraz fazę przechowywania i udostępniania protokołu, w tym po zakończeniu postępowania.

Najmniej wymagań ustawodawca określił wobec czynności przekazania (lit c) oraz udostępniania dokumentów. W § 6 ust. 2 rozporządzenia o elektronizacji wskazał, że nie są do nich potrzebne żadne systemy informatyczne i dokumenty mogą być przekazywane zwykłą pocztą elektroniczną (mailem). Prawo to przysługuje wyłącznie zamawiającemu (tak przepis § 6 ust. 2). Wykonawcy, którzy przekazują dokumenty elektroniczne nie mogą na własną odpowiedzialność wybrać formy mailowej. Muszą bowiem dostosować się do narzuconych przez zamawiającego środków komunikacji elektronicznej stosowanych w postępowaniu ( § 2 ust. 1). Nie ma przy tym przeszkód aby zamawiający do składania dokumentów przez wykonawców co do zasady dopuścił formę mailową. Musi to jednak wyraźnie wskazać w SIWZ, ogłoszeniu lub zaproszeniu do udziału w postępowaniu.

O ile zamawiający udostępniając dokumenty nie korzysta z formy mailowej, to wykorzystuje system informatyczny służący przekazywaniu i udostępnianiu dokumentów opisany w § 3 rozporządzenia.

Co prawda w ust. § 3 ust. 1 pkt 4) wskazano, że system ten poza przyjmowaniem dokumentów od wykonawców może służyć wyłącznie udostępnianiu dokumentów osobom trzecim, a pominięto przekazywanie wykonawcom np. wezwań czy informacji to literalna wykładnia przepisu byłaby irracjonalna, gdyż skoro system może służyć nieograniczonemu udostępnianiu dokumentów, a zamawiający chce go wykorzystać w węższym zakresie tj. do przekazywania informacji wykonawcom i roboczej komunikacji z nimi – trudno byłoby uzasadnić zakaz takiego zachowania. System jednak nie musi posiadać takiej funkcjonalności.

Ponadto, mimo że przepis stanowi o udostępnianiu (§ 3 ust. 1 pkt 4) dokumentów uzyskanych od wykonawców (tj. w pewnym uproszczeniu niektórych załączników do protokołu), to byłoby działaniem nieracjonalnym by dokumenty wytworzone przez zamawiającego (np. wypełniony protokół) udostępniać w inny sposób. Brak jednak prawnego obowiązku by system zapewniał kompleksowe rozwiązanie dotyczące udostępniania całości dokumentów.

Jednocześnie system będzie niezbędny w niektórych przypadkach i nie wszystkie dokumenty będą mogły być przez zamawiającego (a także wykonawców nawet gdyby taka zgoda była wyrażona w SIWZ) przekazywane mailowo.

Po pierwsze nie można pominąć faktu, że niektóre z przekazywanych dokumentów (udostępnianych raczej nie) będą zawierać tajemnicę przedsiębiorstwa. Wówczas przekazanie ich mailem nie będzie wypełnieniem obowiązku zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa, a jej nieuprawnione ujawnienie może (o ile wyrządzi poważną szkodę) grozić sankcją pozbawienia wolności do 2 lat zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zasadne jest więc nie korzystanie z formy mailowej do przekazywania dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa własnego lub wykonawcy.

Pozostałe dokumenty (nie zawierające tajemnicy przedsiębiorstwa) mogą być przekazywane i udostępniane mailowo za wyjątkiem oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń. Mimo że art. 6 ust. 2 nie wyłącza tych dokumentów z komunikacji mailowej, to jednak jego § 3 ust. 1 wymaga aby system służący przekazywaniu tych dokumentów odbywał  się przy użyciu systemu który spęłnia określone wymagania (w tym bezpieczeństwa i ochrony treści dokumentów), których zwykła poczta elektroniczna nie spełnia.

• 3 ust. 1 dotyczy przy tym tylko „przekazywania” ofert wniosków i oświadczeń. Oznacza to, że chodzi o ich przekazanie pomiędzy wykonawcą a zamawiającym (to wykonawca przekazuje ofertę, wniosek lub oświadczenie). Natomiast dalsze przesyłanie ofert wniosków i oświadczeń jest już ich „udostępnianiem” – zgodnie z aparatem pojęciowym z § 1 pkt 2) i może odbywać się zwykła drogą mailową (z zastrzeżeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, z przyczyn, o których wspomniano wyżej).

Prawo przekazywania i udostępniania mailem dotyczy więc w szczególności:

• SIWZ (jawnej z mocy prawa, poza wyjątkiem wynikającym z art. 37 ust. 6 ustawy Pzp tj informacjami poufnymi, które nie powinny być przekazywane mailowo, ale także w ogóle nie muszą być przekazywane z użyciem środków komunikacji elektronicznej),
• wezwań do złożenia oraz wyjaśnień i uzupełnień dokumentów (art. 26 ust. 1 ust. 2f , ust. 3 oraz ust. 4 ustawy Pzp),
• udzielania wyjaśnień treści SIWZ (art. 38 ust. 2 ustawy Pzp),
• wezwań do wyjaśnień ceny rażąco niskiej (art. 90 ust. 1 ustawy Pzp),
• wezwań do wyjaśnienia treści oferty (art. 87 ust. 1 ustawy Pzp),
• informacji o poprawieniu omyłek (art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp),
• informacji o wyniku postępowania (art. 92 ust. 1 ustawy Pzp),
• zaproszeń do składania ofert, udziału w negocjacjach, lub dialogu, aukcji elektronicznej, na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych,
• informowania o wpłynięciu środków ochrony prawnej i wezwań do przystąpienia do postępowania odwoławczego,
• udostępniania protokołu wraz z załącznikami.

Te same co wyżej dokumenty tworzone przez zamawiającego, ale także dokumenty i oświadczenia wykonawców inne niż oferta, wniosek i oświadczenia (w tym JEDZ) mogą być przekazywane bez korzystania z systemu do przekazywania ofert, a także innymi niż mail środkami komunikacji elektronicznej zapewniającymi integralność przekazywanych danych oraz ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (§ 3 ust. 2). Jest to więc system o wymaganiach niższych niż system do przekazywania ofert wniosków i oświadczeń. W przypadku czynności wykonawcy system o tych niższych parametrach (w odróżnieniu od korzystania z maila) może być stosowany bez zgody zamawiającego. Te czynności wykonawcy to w szczególności:

• składanie wyjaśnień dotyczących treści oferty
• składanie wyjaśnień do złożonych dokumentów i oświadczeń,
• składanie wniosków o wyjaśnienie treści SIWZ,
• przekazywanie kopii przystąpień do postępowania odwoławczego,
• przekazywanie kopii odwołań,
• składanie wniosków o udostępnienie protokołu,
• składanie wyjaśnień ceny rażąco niskiej,
• wyrażanie zgody na poprawienie nieistotnych omyłek.

Kolejna kwestia do rozstrzygnięcia w przepisach rozporządzenia o elektronizacji to używanie faksu. Zgodnie z art. 2 pkt 17) ustawy Pzp faks jest środkiem komunikacji elektronicznej. Przy braku samodzielnej definicji pojęcia takich środków w rozporządzeniu, należy do jego rozumienia stosować definicję ustawową, a więc faks będzie środkiem komunikacji elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia i będą go dotyczyć wszystkie przepisy odnoszące się do tych środków. Samo rozporządzenie w § 3 ust. 2 wspomina o komunikacji za pomocą faksu. Istotą jest jednak ustalenie do jakich czynności (przekazywania jakich dokumentów) możliwe jest użycie faksu. A priori trzeba wykluczyć faks jako narzędzie do składania ofert wniosków i oświadczeń wymagających podpisu w oryginale, gdyż faks tego nie zapewnia bo kopia wydrukowana z faksu nie zawiera oryginalnego podpisu i nie da się na niej potwierdzić kwalifikowanym podpisem elektronicznym kopii dokumentu elektronicznego. Ponadto oferty przy przekazywaniu faksem wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 86 ust. 1 ustawy nie mogłyby być zabezpieczone przed dostępem przed terminem ich otwarcia, a wnioski byłyby jawne (z możliwością odczytania treści) przed terminem ich złożenia. Faksem natomiast zamawiający może przekazywać te same dokumenty i oświadczenia, do których dopuszczalne jest stosowanie maila, zaś wykonawca te oświadczenia i dokumenty, które mogą być przekazywane przy użyciu systemu o wymaganiach niższych jak dla przekazywania wniosków ofert i oświadczeń.

Rozporządzenie w sprawie elektronizacji reguluje także kwestię (w pewnym stopniu powielając przepisy § 14 rozporządzenia Ministra Rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów……), formy dokumentów elektronicznych. Zasadą (oczywistą) wynikającą z § 5 ust 1 jest złożenie oryginału dokumentu elektronicznego. Dokument, którego dotyczy przepis to każdy dokument dotyczący spełniania warunków udziału w postępowaniu – podmiotowych i przedmiotowych oraz braku podstaw wykluczenia, czyli np. zaświadczenie z Urzędu Skarbowego, ZUS, Informacja z KRK, referencje itp. Dokumenty te w olbrzymiej większości przypadków są uzyskiwane w formie pisemnej. Ustawodawca przewidział więc, że możliwe jest sporządzenie i przekazanie elektronicznej kopii takiego dokumentu. Elektroniczną kopią dokumentu którego oryginał istnieje w formie pisemnej będzie kopia zapisana na informatycznym nośniku danych. Czyli np. skan. Żaden przepis prawa nie definiuje pojęcia takiej kopii, a przepis pozornie podobne odnoszą się do kopii dokumentu elektronicznego. Jednakże dotyczą one sytuacji odmiennej tj. takiej, w której oryginał stanowi dokument elektroniczny, a kopia jest jego kolejnym powieleniem. Wychodząc jednak z definicji dokumentu elektronicznego i jej istoty tj. zapisu takiej treści na nośniku informatycznym, należy właśnie przyjąć, że skoro ta forma zapisu jest istotą dokumentu to także ta forma będzie istotą dla przesądzenia czy kopia dokumentu jest elektroniczna.

Sporządzenie elektronicznej kopii dokumentu czyli zapisanie jej na informatycznym nośniku np. poprzez sfotografowanie aparatem cyfrowym zeskanowanie itp. Kopia taka zgodnie z § 14 ust. 2 i 4 rozporządzenia w sprawie dokumentów, wymaga potwierdzenia za zgodność z oryginałem. Rozporządzenie o elektronizacji w § 5 ust. 2 i 3 ustala szczegółowe zasady potwierdzania elektronicznej kopii dokumentu (którego oryginał był wydany w formie pisemnej) za zgodność z oryginałem. Potwierdzenie to wymaga zastosowania (tj. podpisania kopii) kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie skompresowanego pliku zawierającego elektroniczne kopie dokumentów przez osobę uprawnioną oznacza potwierdzenie wszystkich kopii w skompresowanym pliku za zgodność z oryginałem.

Rozporządzenie o elektronizacji utrzymuje, spójnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentów zasadę że oświadczenia muszą być składane w oryginale, a oświadczenia dotyczące sytuacji podmiotów trzecich udostępniających potencjał w oryginale przez te podmioty. Oznacza to, że nie tylko wykonawcy składający oferty, ale także podmioty udostępniające im potencjał powinny posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, chyba że dotyczące ich oświadczenia podpisze jako pełnomocnik sam wykonawca umocowany do tego stosownym pełnomocnictwem, którego kopię elektroniczną sam poświadczy za zgodność z oryginałem własnym podpisem elektronicznym za zgodą zamawiającego (por. rozważania wyżej na temat pełnomocnictwa).

Urząd Zamówień Publicznych wspólnie z Ministerstwem Cyfryzacji podejmują działania, by system informatyczny w jego części o której mowa w § 3 rozporządzenia o elektronizacji tj. w części służącej przyjmowaniu ofert, wniosków i świadczeń został stworzony i udostępniony wszystkim zamawiającym przez administrację rządową. Zgodnie z komunikatem dostęnym na stronach www.uzp.gov.pl 11 sierpnia 2017 r. Centrum Projektów Polska Cyfrowa oraz Ministerstwo Cyfryzacji działające w partnerstwie z Urzędem Zamówień Publicznych podpisały Porozumienie o dofinansowanie projektu „E-zamówienia – elektroniczne zamówienia publiczne”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, Działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”. Podpisanie porozumienia o zasadach finansowania otwiera możliwości faktycznych prac nad systemem. Jednakże trudno o odpowiedź, kiedy system będzie dostępny.

Wymaga więc ustalenia od kiedy korzystanie z takiego systemu jest warunkiem sine qua non dla prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia. ze względu na fakt, że od 18 kwietnia 2018 roku przekazywanie JEDZ będzie wymagało respektowania przepisów rozporządzenia (§ 7 ust 2), a więc korzystania z systemu do przekazywania ofert, wniosków oraz oświadczeń, czyli systemu najbardziej zaawansowanego, spośród środków komunikacji, których dotyczy rozporządzenie opisanego w § 3 ust 1, to czas na zbudowanie takiego systemu upływa przed tą datą. Czy UZP i inne organy administracji rządowej zaangażowane w jego budowę zdążą udostępnić go przed tą datą – ciągle nie wiadomo. Zamawiający powinni więc albo podjąć działania własne by system taki stworzyć (być może wspólnie z innymi zamawiającymi – np. wspólnie dla wszystkich jednostek komunalnych określonej gminy) albo skumulować udzielanie zamówień przed 18 kwietnia 2018 r. by potem móc z większym spokojem oczekiwać na udostępnienie systemu rządowego.